Kauf auf Rechnung in Shopify: Welche Optionen es gibt und wer das Mahnwesen macht

Laut der EHI-Studie Online-Payment 2026 lief im Jahr 2025 rund ein Viertel des Umsatzes im deutschen Onlinehandel über den Kauf auf Rechnung. Die Studie nennt 26,1 %, davor lag nur PayPal mit 28,7 %. Grundlage sind die Umsatzangaben von 172 Händlern aus dem Panel des EHI, nachzulesen im Bericht des IT Finanzmagazins.

In Shopify gibt es die Zahlart trotzdem nicht als fertigen Schalter, den Du einfach umlegst. Bei einem Fachhändler, den ich gerade von IONOS zu Shopify begleite, kauft eine eher ältere Kundschaft, und Kauf auf Rechnung ist dort die wichtigste Zahlart. Offen blieb im Projekt zunächst die Frage, wer mahnt, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird.

Dieser Beitrag vergleicht vier Wege mit Gebühren, Risiko und Aufwand und sagt bei jedem, wo die Mahnung herkommt. Ich bin kein Anwalt und kein Steuerberater. Zum Verzug steht hier deshalb nur, was die IHK dazu veröffentlicht hat.

1Was Du beim Kauf auf Rechnung übernimmst

Bei Kauf auf Rechnung verschickst Du die Ware, bevor das Geld da ist. Du gibst dem Kunden damit eigentlich für ein paar Wochen Kredit. Daran hängen mehrere Aufgaben, und bei jedem Weg in diesem Beitrag liegen sie bei jemand anderem.

• Jemand entscheidet, wer auf Rechnung kaufen darf, und trägt den Schaden, wenn ein Kunde nicht zahlt.
• Die Rechnung braucht eine Fälligkeit und eine Bankverbindung.
• Der Zahlungseingang muss der richtigen Bestellung zugeordnet werden.
• Wenn die Frist abgelaufen ist, muss jemand erinnern und notfalls mahnen.

Ein Zahlungsanbieter nimmt Dir das ab und verlangt dafür eine Gebühr je Bestellung. Beim manuellen Weg bleibt alles bei Dir, dafür zahlst Du keine Gebühr an einen Anbieter. Ob sich das rechnet, hängt von der Zahl der Rechnungskäufe ab, vom Warenkorb und davon, wie gut Du Deine Kunden kennst.

Die Ratenzahlung von Shopify selbst, Shop Pay Installments, hilft hier nicht weiter. Laut Shopify-Hilfe gibt es sie nur in den USA, in Kanada und in Großbritannien.

2Weg 1: Manuelle Zahlungsmethode in Shopify

Shopify kennt manuelle Zahlungsmethoden für alles, was außerhalb des Checkouts bezahlt wird. Vorgeschlagen werden unter anderem Banküberweisung und Nachnahme, dazu kannst Du eigene Methoden mit freiem Namen anlegen. Für Kauf auf Rechnung legst Du in den Einstellungen unter Zahlungen eine eigene Methode an und nennst sie zum Beispiel „Rechnung“. Shopify fragt dabei den Namen ab, zusätzliche Details für den Checkout und die Zahlungsanweisungen, die der Kunde nach der Bestellung sieht. So beschreibt es die Hilfe zu manuellen Zahlungsmethoden.

Eine Bestellung mit manueller Zahlung steht in der Bestellliste als unbezahlt. Kommt das Geld auf Deinem Konto an, markierst Du sie von Hand als bezahlt. Für manuelle Zahlungen berechnet Shopify laut Hilfe keine Transaktionsgebühr für externe Anbieter.

Der Weg hat allerdings Grenzen, denn Shopify prüft keine Bonität und übernimmt keinen Ausfall. Die Methode steht außerdem erstmal jedem Kunden im Checkout offen. Zahlungsbedingungen mit Fälligkeitsdatum beschreibt die Hilfe nur für Bestellentwürfe und für Geschäftskunden, für eine Bestellung aus dem normalen Checkout nennt sie keines. Die Fälligkeit muss also auf der Rechnung stehen, und die Erinnerung muss eben von woanders kommen.

Wenn Du die Methode nur bestimmten Kunden oder nur bis zu einem Warenkorbwert zeigen willst, brauchst Du eine App, die Zahlungsmethoden im Checkout ein- und ausblendet. Shopify nennt die Technik dahinter Payment Customization.

Woran es im Test gehakt hat

Mitte September haben wir im Projekt die Rechnungen für Vorkasse und Kauf auf Rechnung durchgespielt. Dabei sind Punkte aufgefallen, die Du bei einem manuellen Rechnungskauf auch in Deinem Shop prüfen kannst.

• Die Rechnungs-App schrieb bei Kauf auf Rechnung zunächst „Rechnungsbetrag bereits bezahlt“ auf die Rechnung. Der Text muss sich wie bei Vorkasse verhalten und die offene Zahlung nennen.
• Bei Vorkasse gehören die Rechnungsnummer als Verwendungszweck, der Verweis auf die Bankverbindung und die Zahlungsfrist in den Text. Im Projekt sind es 14 Tage, mit dem Hinweis, dass erst nach Zahlungseingang verschickt wird.
• Die Rechnungsnummer ist im Shopify-Admin nicht direkt sichtbar. Wer den Kontoauszug abgleicht, ordnet die Zahlung über die Bestellnummer zu.
• Die Gutschrift beim Storno wurde trotz aktivierter Einstellung nicht sauber erzeugt.
• Die Buchhaltung muss beim Verbuchen sofort sehen, welcher Steuersatz in der Bestellung steckt. Im Projekt werden dafür die Artikel in der Bestellliste eingeblendet, die Alternative wäre ein eigener Bericht mit Aufschlüsselung der Mehrwertsteuer.

Das sind Beobachtungen aus einem Projekt mit einer bestimmten Rechnungs-App. Mit einer anderen App oder einer angebundenen Buchhaltung können andere Punkte auftauchen. Eine Testbestellung je Zahlart vor dem Go-live zeigt sie Dir. Welche Apps die Rechnung erzeugen können, steht im Beitrag zur Shopify-Rechnung als PDF.

3Wer beim manuellen Weg mahnt

Eine Mahnung von Shopify selbst habe ich für diese Zahlart in der Hilfe nicht gefunden. Die Erinnerung kommt dann aus der Rechnungs-App, aus der Buchhaltung oder von Dir selbst.

Am nächsten an der Bestellung sitzt die Rechnungs-App. Sufio kann laut eigener Dokumentation automatisch Erinnerungen verschicken, wenn eine Rechnung überfällig und noch nicht vollständig bezahlt ist. Voraussetzung ist ein Fälligkeitsdatum auf der Rechnung, eingeschaltet wird die Funktion in den E-Mail-Einstellungen der App.

In der Buchhaltung geht es auch. In Lexware Office machst Du laut Lexware aus einer überfälligen Rechnung mit einem Klick eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung. Automatische Mahnläufe mit mehreren Stufen bietet dort ein Partner an. Das setzt voraus, dass Rechnung und Zahlungsabgleich in der Buchhaltung liegen, etwa über eine Lexware-App im Shop. Auch sevdesk bindet Shopify für Belege und Zahlungen an.

Und es geht von Hand mit der Bestellliste. Du filterst nach unbezahlten Bestellungen, sortierst nach Datum und schreibst die Kunden an, deren Frist abgelaufen ist. Bei wenigen Rechnungskäufen im Monat ist das ja machbar, bei vielen wird daraus eine Daueraufgabe.

Beim Fachhändler ist entschieden, dass in der Buchhaltung kein Mahnwesen und kein Ausgleich offener Posten läuft. Die Rechnung kommt aus Sufio, der Zahlstatus wird in Shopify gepflegt. Das ist eine Entscheidung für dieses Projekt. Wenn Deine Buchhaltung die offenen Posten ohnehin führt, kann die Mahnung genauso gut dort entstehen.

Was die IHK zum Verzug schreibt

Die IHK Frankfurt fasst die Regeln zum Zahlungsverzug zusammen. Ein Kunde kommt danach grundsätzlich erst in Verzug, wenn er nach der Fälligkeit gemahnt wird. Eine einzige Mahnung genügt schon, eine bestimmte Anzahl ist nicht vorgeschrieben. Steht ein Kalenderdatum als Zahlungstermin fest, braucht es keine Mahnung.

Ohne Mahnung tritt der Verzug außerdem 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein. Bei Verbrauchern gilt das laut IHK nur, wenn die Rechnung selbst auf diese Folge hinweist. Ein Hinweis in den AGB reicht dafür nicht.

Die Verzugszinsen liegen bei Verbrauchern fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, zwischen Unternehmen sind es neun. Die Pauschale von 40 Euro gibt es nur gegenüber Kunden, die keine Verbraucher sind. Die Kosten der ersten Mahnung kannst Du laut IHK nicht als Verzugsschaden verlangen.

Für Deinen Rechnungstext heißt das, dass Fälligkeit, Bankverbindung und Verwendungszweck auf die Rechnung gehören, bei Privatkunden dazu der Hinweis auf die 30 Tage. Den Wortlaut lässt Du am besten von Deinem Anwalt oder einem Anbieter für Rechtstexte prüfen.

4Weg 2: Klarna über Shopify Payments

In Deutschland schaltest Du Klarna in Shopify Payments frei. Laut Shopify-Hilfe sieht der Kunde dann bis zu drei Optionen, nämlich Bezahlen in 30 Tagen, sofortige Zahlung per Onlinebanking und drei zinsfreie Raten. Dem Kauf auf Rechnung entspricht die Option mit den 30 Tagen. Welche Optionen ein Kunde angezeigt bekommt, entscheidet Klarna nach Standort und Kundenhistorie. Du kannst einzelne Optionen laut Klarna-Dokumentation nicht selbst auswählen.

Das Geld kommt schon mit der nächsten Auszahlung von Shopify Payments, egal wann der Kunde an Klarna zahlt. Shopify schreibt in seinem Vergleich der Anbieter, dass Klarna das Ausfall- und Betrugsrisiko übernimmt. Der Kunde schuldet das Geld Klarna, deshalb kommen Erinnerung und Mahnung auch von dort.

Zu den Gebühren nennt die Shopify-Hilfe keine feste Zahl, sie verweist auf die Sätze Deines Tarifs. Die Händlerseite von Klarna ließ sich für diesen Beitrag nicht abrufen, deshalb steht hier keine Zahl. Frag den Satz also vor der Entscheidung bei Shopify oder Klarna an und rechne ihn gegen Deine Marge. Bei einer Erstattung bekommst Du die Bearbeitungsgebühr laut Hilfe nicht zurück.

Klarna setzt auf diesem Weg Shopify Payments voraus. Wer einen anderen Zahlungsanbieter nutzt, findet Klarna auch als App, zum Beispiel über Mollie. Und weil Klarna entscheidet, welche Optionen ein Kunde sieht, hast Du keinen Einfluss darauf, ob ein bestimmter Stammkunde die 30 Tage angeboten bekommt.

5Weg 3: PayPal Rechnungskauf mit Ratepay

PayPal bietet Händlern in Deutschland den Rechnungskauf zusammen mit Ratepay an. Laut den Nutzungsbedingungen kauft PayPal Deine Forderung an und hat bei Nichtzahlung kein Rückgriffsrecht gegen Dich, solange Du die Vorgaben einhältst. Der Kunde bekommt 30 Tage Zahlungsfrist und zahlt an Ratepay. Die Zahlungsanweisungen erhält er per E-Mail von Ratepay.

Die Gebührenseite von PayPal nennt für den Rechnungskauf mit Ratepay 2,99 % plus 0,39 Euro Festgebühr je Zahlung. Die Seite trägt den Stand 7. September 2026, abgerufen habe ich sie am 3. Oktober 2026. Das ist also derselbe Satz wie für eine normale PayPal-Zahlung.

Der Weg gilt laut den Bedingungen nur für Verbraucher, für Beträge zwischen 5 und 2.500 Euro und für physische Ware. PayPal verlangt den Versand spätestens sieben Tage nach Annahme der Zahlung. Auf der Rechnung muss außerdem stehen, dass der Kunde an Ratepay zahlt und nicht auf Dein Konto.

6Weg 4: Zahlungsziele für Geschäftskunden

Für Geschäftskunden gibt es Zahlungsziele direkt in Shopify. Seit dem 2. April 2026 sind die B2B-Grundfunktionen laut Shopify in den Tarifen Basic, Grow und Advanced enthalten, darunter Firmenprofile, bis zu drei Kataloge und Zahlungsziele. Anzahlungen und Teilzahlungen bleiben Shopify Plus vorbehalten.

Du hinterlegst am Firmenkunden ein Zahlungsziel von 7, 15, 30, 45, 60 oder 90 Tagen oder die Fälligkeit bei Versand. Der Kunde bestellt im Checkout und sieht das Fälligkeitsdatum dort, auf der Danke-Seite und im Kundenkonto.

Ist die Frist abgelaufen, bekommt die Bestellung den Status „Überfällig“. Shopify kann laut Hilfe bis zu fünf Zahlungserinnerungen verschicken, am Fälligkeitstag oder bis zu 30 Tage danach. Eingerichtet werden sie in den Benachrichtigungen. Das Geld zieht Shopify bei Fälligkeit aber nicht automatisch ein, so steht es in der Hilfe zu den Zahlungszielen. Du markierst die Bestellung als bezahlt, wenn die Überweisung da ist. Das Ausfallrisiko bleibt also bei Dir.

Dieselben Zahlungsbedingungen kannst Du auch an einem Bestellentwurf setzen. Das hilft zum Beispiel, wenn Du eine Bestellung für einen Kunden selbst im Admin anlegst.

Wer das Risiko bei Geschäftskunden abgeben will, kann sich Anbieter wie Billie ansehen. Shopify beschreibt Billie so, dass der Händler den vollen Rechnungsbetrag direkt ausgezahlt bekommt und Billie das Kredit- und Ausfallrisiko trägt, bei Zahlungszielen bis 120 Tage. Im App Store gibt es dafür die App Billie Checkout und über den Zahlungsanbieter Mollie die App Mollie Billie. Beide hatten am 3. Oktober 2026 noch keine Bewertungen, die Gebühren stehen auch nicht auf den App-Seiten. Hol Dir deshalb erst ein Angebot und frag nach Referenzen.

7Der Vergleich in einer Tabelle

In der Tabelle stehen Gebühren nur dort, wo ich sie am 3. Oktober 2026 auf einer Anbieterseite gefunden habe.

Rechnen wir das mal an einem Beispiel durch. Bei einem Warenkorb von 80 Euro kostet der Rechnungskauf über PayPal 2,99 % plus 0,39 Euro, also rund 2,78 Euro. Bei 100 Rechnungskäufen im Monat sind das rund 278 Euro. Dem stehen beim manuellen Weg die Zeit für Abgleich und Erinnerungen gegenüber und die Rechnungen, die nie bezahlt werden. Die Zahlen sind ein Beispiel und stammen aus keinem Projekt. Wie viele Ausfälle es bei Dir wären, sagen Dir nur Deine eigenen Bestellungen.

8Wie Du Dich entscheidest

Für die Entscheidung helfen ein paar Fragen, die Du mit Deinen eigenen Zahlen beantworten kannst.

• Wie viele Bestellungen im Monat würden auf Rechnung laufen? Prüf zuerst, ob jemand im Team die offenen Posten einmal pro Woche durchgehen kann. Wenn das nicht realistisch ist, spricht das eher für einen Anbieter.
• Wie gut kennst Du Deine Kunden? Bei Stammkunden und kleinen Warenkörben kannst Du das Risiko eher selbst tragen als bei Neukunden mit hohen Beträgen.
• Kaufen bei Dir Privatkunden oder Firmen? Für Firmen prüf zuerst die Zahlungsziele von Shopify, für Privatkunden die manuelle Methode oder Klarna.
• Was kostet Dich ein Ausfall im Verhältnis zur Gebühr? Rechne die Gebühr eines Anbieters auf einen Monat hoch und halte Deine Ausfälle der letzten zwölf Monate dagegen.
• Wo liegt Deine Buchhaltung? Führt sie die offenen Posten, kann die Mahnung dort entstehen, sonst kommt sie aus der Rechnungs-App.

Die Wege schließen sich übrigens nicht aus. Du kannst Klarna für alle anbieten und die manuelle Rechnung nur Kunden zeigen, die Du kennst, wenn eine App die Zahlungsmethoden im Checkout steuert.

Beim Fachhändler fiel die Wahl auf den manuellen Weg. Für den Shop habe ich mindestens den Tarif Grow empfohlen, wegen der Mitarbeiterkonten und der niedrigeren Kartengebühren. Shopify Payments wird dort erst kurz vor dem Launch eingerichtet. Ob der manuelle Weg auf Dauer reicht, kann ich noch nicht sagen, denn der Shop ist noch nicht live.

Zahlarten können auch die Conversion beeinflussen, dazu steht mehr im Beitrag Shopify Conversion Rate erhöhen. Welche Apps ein Shop zum Start daneben braucht, steht in der App-Liste für den Start. Zahlarten, Rechnungstext und Testbestellungen gehören bei mir zum Shopify Launch.