Shopify Rechnung als PDF verschicken: Sufio, Order Printer und Lexoffice im Vergleich

Die Frage kam mitten in einem Migrationsprojekt, wörtlich: „Wie verschicken wir eigentlich Rechnungen als PDF?“ Der Händler, ein Fachhändler mit rund 700 Produkten, hatte im alten Shop eine Rechnungsfunktion, die einfach da war. In Shopify suchte er sie vergeblich. Shopify schickt nach dem Kauf eine Bestellbestätigung mit allen Positionen und Preisen, aber das ist keine Rechnung im steuerlichen Sinn. Es fehlen die fortlaufende Rechnungsnummer und ein Dokument, das sich nachträglich nicht mehr ändern lässt.

Für den Händler standen am Ende drei Wege zur Wahl, und die Entscheidung dauerte länger als gedacht. Erst sollte die Rechnung aus Lexware Office kommen, weil die Buchhaltung dort läuft. Am Ende wurde es Sufio, weil die Rechnung dort entsteht, wo die Bestellung liegt. In diesem Beitrag zeige ich alle drei Wege mit Kosten, Automatisierung und Anschluss an die Buchhaltung, und was bei Bestellungen aus Österreich, Frankreich oder der Schweiz auf der Rechnung stehen muss. Ich bin kein Steuerberater, deshalb steht hier die technische Seite. Für die steuerliche Bewertung frag bitte Deinen Steuerberater oder einen Anbieter wie die IT-Recht Kanzlei oder den Händlerbund.

1Was Shopify verschickt und was nicht

Nach jeder Bestellung schickt Shopify eine Mail mit Positionen, Preisen, Steuern und Versandadresse. Sie heißt Bestellbestätigung, und genau das ist sie. Für den Kunden sieht sie erstmal wie eine Rechnung aus, für Dein Finanzamt fehlt ihr die fortlaufende Rechnungsnummer, und sie ist nachträglich nicht geschützt. Shopify erzeugt auch kein PDF, das Du archivieren könntest. Wenn Dein Steuerberater nach der Ausgangsrechnung zu einer Bestellung fragt, hast Du ohne App nur die Bestellseite im Admin.

Verwirrend ist der Button „Rechnung senden“, der im Admin bei Bestellentwürfen steht. Er schickt dem Kunden einen Bezahllink, damit die Bestellung überhaupt bezahlt wird. Das ist eine Zahlungsaufforderung und keine Rechnung mit Steuerausweis. Auch die Bestellnummer, die Shopify fortlaufend vergibt, hilft nur zum Teil. Sie zählt zwar ohne Lücken hoch, aber sie steht auf keinem Dokument, das eine Rechnung wäre.

Daraus folgt für jeden Shop in Deutschland die gleiche Aufgabe. Irgendwo muss ein Dokument entstehen, das Rechnungsnummer, Steuerausweis und Pflichtangaben trägt, als PDF zum Kunden geht und acht Jahre lesbar bleibt. Dafür gibt es drei Orte: den Shop selbst mit einer Druck-App, den Shop mit einer Rechnungs-App oder die Buchhaltung, die sich die Bestellung holt.

2Was eine Rechnung in Deutschland können muss

Bevor ich die Wege vergleiche, kurz die Anforderungen, an denen ich jede Lösung messe. Die Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz kennt Dein Steuerberater, dazu gehören Name und Anschrift beider Seiten, Deine Steuernummer oder USt-ID, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Menge und Art der Ware, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Jede der drei Lösungen bringt diese Felder mit, wenn Du sie einmal richtig einrichtest.

Dazu kommen die Punkte, bei denen sich die Lösungen unterscheiden. Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und ohne Lücken vergeben werden, und zwar für Rechnungen, nicht für Bestellungen. Eine Rechnung darf sich nach dem Erstellen nicht mehr ändern, eine Korrektur läuft über eine Gutschrift oder Stornorechnung. Und die Rechnungen müssen seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufbewahrt werden, vorher waren es zehn. Wer noch zehn Jahre im Kopf hat, liegt also auf der sicheren Seite, aber die Frist ist kürzer geworden.

Ein Thema, das gerade auf viele Händler zukommt, ist die E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 musst Du als Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz sie an inländische Geschäftskunden auch ausstellen, ab 2028 gilt das für alle. Rechnungen an Verbraucher sind ausgenommen, ebenso Kleinbeträge bis 250 Euro brutto. Für einen reinen B2C-Shop ändert sich damit erstmal nichts. Wer Geschäftskunden beliefert, sollte bei der Wahl der App darauf achten, dass sie ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen kann.

3Weg 1: Order Printer, kostenlos und von Hand

Order Printer ist die kostenlose App von Shopify selbst. Sie druckt Rechnungen, Lieferscheine und Picklisten aus Vorlagen, die Du in HTML, CSS und Liquid anpassen kannst. Bis zu 50 Bestellungen lassen sich auf einmal ausgeben, entweder als PDF zum Speichern oder direkt an den Drucker. Im App Store steht die App bei 3,5 von 5 Sternen mit 377 Bewertungen, und die Kritik in den Bewertungen zielt meist darauf, dass sie nur tut, was Du von Hand auslöst.

Das heißt im Alltag, dass jemand im Team nach jeder Bestellung die Rechnung erzeugt und als Anhang an den Kunden schickt. Bei fünf Bestellungen am Tag ist das eine Viertelstunde, bei fünfzig ein halber Vormittag. Eine eigene Rechnungsnummer führt die App nicht, als Nummer dient die Bestellnummer aus Shopify. Ob das für Dein Finanzamt reicht, klärst Du am besten mit dem Steuerberater. Bei einer Teilerstattung musst Du die Gutschrift selbst als Vorlage anlegen und von Hand ausfüllen.

Trotzdem hat die App durchaus ihren Platz. Ein Shop, der gerade startet, wenige Bestellungen hat und sowieso jedes Paket einzeln packt, kann mit Order Printer beginnen und später wechseln. Und als Ergänzung für Lieferscheine und Picklisten läuft sie bei mir auch neben Sufio weiter, weil sie genau diese Dokumente gut kann.

4Weg 2: Sufio, die Rechnung kommt aus dem Shop

Sufio ist eine Rechnungs-App, die im Shop sitzt und die Rechnung in dem Moment erzeugt, in dem die Bestellung bezahlt ist. Die Rechnung geht automatisch per Mail an den Kunden, mit fortlaufender Nummer, in der Sprache und Währung des Kunden und mit Deinem Layout. Wird eine Bestellung erstattet oder geändert, legt Sufio die passende Gutschrift von selbst an. Im App Store steht die App bei 4,9 von 5 Sternen mit 465 Bewertungen.

Die Preise stammen von der Preisseite von Sufio, abgerufen am 20. September 2026, und gelten in US-Dollar. Starter kostet 7 US-Dollar im Monat für 15 Rechnungen, Growth 19 US-Dollar für 50 Rechnungen und 50 Proforma-Rechnungen, Professional 49 US-Dollar für 5.000 Dokumente und Premium 129 US-Dollar ohne Limit. Für Shopify Plus mit mehreren Storefronts gibt es Sufio Plus ab 499 US-Dollar. Ein Shop mit 200 Bestellungen im Monat landet also bei Professional, ein Shop mit 40 Bestellungen bei Growth.

Was Sufio für den deutschen Markt interessant macht, sind die Steuerfunktionen. Die App prüft EU-USt-IDs in Echtzeit und setzt Geschäftskunden aus anderen EU-Ländern steuerfrei, mit dem passenden Hinweis auf der Rechnung. Rechnungen und Gutschriften enthalten die strukturierten Daten für die E-Rechnung, in Deutschland als ZUGFeRD, für Frankreich als Factur-X, dazu der Versand über das Peppol-Netz für 5 Cent je Dokument. Und Du kannst tausende Rechnungen als PDF auf einmal exportieren und Deinem Steuerberater geben.

Was Sufio nicht hat, ist eine Buchhaltung. Es gibt keinen DATEV-Export, keinen Zahlungsabgleich mit dem Bankkonto und keine Umsatzsteuervoranmeldung. Die Rechnungen gehen als PDF-Stapel oder über den Belegimport in das Buchhaltungstool Deiner Wahl. Für viele Händler ist das der richtige Schnitt, denn die Rechnung entsteht dort, wo die Bestellung liegt, und die Buchhaltung bleibt beim Steuerberater oder im Buchhaltungstool.

5Weg 3: Lexware Office, die Rechnung kommt aus der Buchhaltung

Der dritte Weg dreht die Richtung um. Die Buchhaltung holt sich jede Bestellung aus Shopify und erzeugt dort die Rechnung. Lexware Office, früher Lexoffice, ist das Tool, das mir in Projekten am häufigsten begegnet, weil viele Steuerberater damit arbeiten. Sevdesk, Easybill und Billbee gehen einen ähnlichen Weg, ich beschränke mich hier auf Lexware Office, weil es die Option im Migrationsprojekt war.

Die Verbindung läuft über eine App aus dem Shopify App Store. Die App mit den meisten Bewertungen ist „Lexware Office (lexoffice)“ von Eshop Guide mit 4,6 von 5 Sternen bei 280 Bewertungen. Der Standard-Tarif kostet 13 US-Dollar im Monat und enthält das Anlegen der Rechnungen, den Mailversand an den Kunden und den Abgleich der Zahlungen, Premium kostet 27 US-Dollar und bringt eigene Layouts und Ausschlüsse über Tags. Eine zweite App, „Lexware Office+“ von Appify, kostet 10 oder 22 US-Dollar im Monat und steht bei 4,8 Sternen mit 40 Bewertungen. Dazu kommt das Abo von Lexware Office selbst, je nach Tarif zwischen rund 8 und 33 Euro netto im Monat, Stand Januar 2026.

Der Vorteil liegt im Zahlungsabgleich. Die App überträgt die Zahlungen von Shopify Payments, PayPal, Klarna, Amazon Pay und Apple Pay mit den Gebühren, sodass in der Buchhaltung Rechnung und Zahlung zusammenpassen. Der DATEV-Export für den Steuerberater ist in Lexware Office enthalten, die Umsatzsteuervoranmeldung ab dem Tarif L. Wer OSS nutzt, schaltet es in der App ein, dann bucht sie den Steuersatz des Ziellands.

Der Nachteil ist die Kette aus zwei Systemen. Die Rechnung entsteht erst, wenn die App die Bestellung abgeholt hat, und jede Einstellung muss auf beiden Seiten passen: Steuersätze, Versandkosten, Gebühren von PayPal, Reverse Charge für Geschäftskunden. In der Praxis sehe ich hier die meisten Fehler, etwa PayPal-Gebühren, die als Umsatz gebucht werden, oder ein OSS-Verfahren, das nie eingeschaltet wurde. Wer den Weg geht, sollte die ersten zwanzig Rechnungen mit dem Steuerberater prüfen.

6Der Vergleich in einer Tabelle

Die Tabelle fasst die Wege zusammen. Alle Preise sind die Einstiegsstufen aus dem App Store und von den Anbieterseiten, Stand 20. September 2026.

Ein Wort zu den Kosten im Jahr. Sufio Growth liegt bei rund 228 US-Dollar im Jahr, die Lexware-Kombination aus App und Tarif L bei rund 400 Euro. Der Unterschied ist kleiner als die Stunden, die ein falsch eingerichteter Zahlungsabgleich kostet. Deshalb entscheide ich in Projekten nicht nach dem Preis, sondern nach der Frage, wo die Rechnung entstehen soll. Wie Rechnungs-App und die anderen sechs bis acht Apps eines Shops zusammenpassen, steht im Beitrag zu den Shopify-Apps, die man wirklich braucht.

7EU-Ausland und Schweiz: Was auf der Rechnung stehen muss

Sobald Du in andere Länder verkaufst, entscheidet die Rechnung darüber, ob die Steuer stimmt. Drei Fälle kommen in fast jedem Shop vor, und alle drei standen im Workshop des Migrationsprojekts auf dem Tisch.

Verbraucher in der EU: OSS

Wer im Jahr für mehr als 10.000 Euro netto an Verbraucher in anderen EU-Ländern liefert, rechnet mit dem Steuersatz des Ziellands ab und meldet die Umsätze über das One-Stop-Shop-Verfahren beim Bundeszentralamt für Steuern. Eine Registrierung in den einzelnen Ländern brauchst Du dann nicht. In Shopify stellst Du unter Steuern und Zöllen für die EU die Registrierungsart auf One-Stop-Shop, dann berechnet Shopify Tax den Satz des Ziellands. Die Rechnungs-App übernimmt den Satz aus der Bestellung, prüfen musst Du nur, dass sie ihn auch ausweist.

Geschäftskunden in der EU: USt-ID im Checkout

Seit Shopify Tax kann der Checkout eine USt-ID abfragen. Dafür setzt Du in den Checkout-Einstellungen das Feld für die USt-ID des Unternehmens auf „optional“. Ist die Nummer gültig und geht die Ware in ein anderes EU-Land, zieht Shopify die Steuer ab und vermerkt an der Bestellung, dass der Empfänger die Steuer schuldet. Das funktioniert übrigens im Gast-Checkout und mit Shop Pay, aber nur, wenn Shopify Tax die Steuer berechnet.

Hier lohnt sich ein genauer Blick auf den Text der Rechnung. Shopify nennt die Ausnahme im Checkout „Reverse Charge“. Für eine Warenlieferung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land gehört auf die Rechnung aber der Hinweis auf die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung mit beiden USt-IDs. Reverse Charge im engeren Sinn betrifft Dienstleistungen. Diese Klarstellung kam im Workshop vom Steuerberater, und sie ist der Grund, warum die Rechnungs-App den Hinweistext frei setzen können muss. Sufio bringt die Texte pro Land mit, bei Lexware Office stellst Du sie in der App ein, bei Order Printer schreibst Du sie in die Vorlage.

Schweiz: Ausfuhr

Lieferungen in die Schweiz sind steuerfreie Ausfuhrlieferungen. Auf der Rechnung steht kein deutscher Steuerbetrag, dafür der Hinweis auf die Ausfuhr, und der Kunde zahlt die Einfuhrumsatzsteuer und den Zoll in der Schweiz. In Shopify legst Du die Schweiz als eigenen Markt ohne Steuer an. Wichtig ist, dass das im Checkout schon so angezeigt wird, sonst bekommen Schweizer Kunden erst eine Rechnung mit deutscher Steuer und dann eine zweite vom Zoll.

8So fiel die Entscheidung im Migrationsprojekt

Zurück zum Fachhändler mit den 700 Produkten. Der Plan war zuerst Lexware Office, weil die Buchhaltung dort läuft und der Steuerberater den DATEV-Export gewohnt ist. Im Workshop zu Versand, Recht und Steuern haben wir die Anbindung geprüft und zwei Dinge festgestellt. OSS ist aktiv und eine Registrierung in anderen EU-Ländern ist nicht nötig. Und das Reverse-Charge-Feld im Checkout deckt die Geschäftskunden ab. Beides funktioniert mit Sufio genauso wie mit Lexware Office.

Den Ausschlag gab am Ende der Kauf auf Rechnung. Der Händler bietet ihn ausgewählten Kunden an, ohne Klarna und ohne Zahlungsdienstleister, also mit eigenem Mahnwesen. Dafür braucht er eine Zahlungserinnerung, die aus dem Shop heraus an die Bestellung hängt, und einen Storno für Vorkasse-Bestellungen, die nicht bezahlt werden. Das lässt sich mit Sufio und Shopify Flow als Ablauf bauen, mit der Rechnung beim Bestelleingang, einer Erinnerung nach einer festen Frist und dem Storno, wenn die Vorkasse ausbleibt. Mit der Rechnung aus der Buchhaltung wäre jede Erinnerung ein Wechsel zwischen zwei Systemen gewesen.

Zwei Details aus der Umsetzung, die in jedem Projekt wiederkommen. Die Bankverbindung steht im Checkout und auf der Rechnung, damit Vorkasse-Kunden nicht suchen müssen, und das Rechnungstemplate zeigt nur ein Konto, auch wenn das Unternehmen mehrere hat. Und der Wechsel zur anderen Lösung bleibt offen. Sollte die Rechnung später doch aus Lexware Office kommen, haben wir den Umstieg mit weniger als einem halben Tag Aufwand eingeschätzt, weil die Bestelldaten in Shopify liegen und beide Apps sie von dort holen. Ähnlich läuft es bei einem Händler mit Ladengeschäft, nur dass dort die Kasse den Beleg druckt, dazu gibt es den Beitrag zu Shopify POS in Deutschland.

Wenn Du gerade vor einer Migration zu Shopify stehst, nimm die Rechnungsfrage in den ersten Workshop. Sie klingt erstmal klein, aber sie zieht Steuerberater, Zahlungsarten und Länder mit sich. Wer sie erst nach dem Go-Live stellt, verschickt in der Zwischenzeit Bestellbestätigungen und hofft, dass niemand nach der Rechnung fragt. Nach dem Go-Live gehört die Pflege der Abläufe zum On-Demand-Support, den ich für laufende Shops anbiete.