Shopify Inventur: Bestände im POS zählen, seit Stocky abgeschaltet ist

Shopify Inventur, das war bis zum Sommer ein Thema für Stocky. Die App ist seit dem 31. August 2026 abgeschaltet, und wer bis dahin mit ihr gezählt hat, steht jetzt, zwei Monate vor dem Jahreswechsel, ohne sie da. Shopify hat inzwischen nachgezogen. Seit dem 28. September 2026 kann das Ladenpersonal Zählungen in der Kassen-App durchführen, seit dem 20. Oktober gibt es die Zählungen auch als eigenen Bereich im Admin, mit Planung, Prüfung und Freigabe.

Bei einem Berliner Feinkosthändler mit vier Läden, dessen Kassen ich gerade auf Shopify POS umstelle, war die Inventur das erste Thema, das im ursprünglichen Projektumfang fehlte. Die Entscheidung fiel dort gegen Shopify als Ort der Zählung, obwohl die Funktion zeitlich eigentlich gepasst hätte. Warum, steht in Abschnitt 2. Davor und danach geht es um Shopify selbst, also darum, wie die Zählung angelegt wird, wie sie in der Kasse läuft, was die Freigabe tut und wo die Grenzen liegen. Ob Du überhaupt eine Inventur machen musst, klärst Du mit Deinem Steuerbüro, der rechtliche Rahmen in Abschnitt 7 ist eine Einordnung und kein Steuerrat.

1Shopify Inventur ohne Stocky: Was seit dem 31. August gilt

Stocky war ja Shopifys eigene App für Bestellungen bei Lieferanten und für Zählungen. Am 2. Februar 2026 wurde sie aus dem App Store genommen, seit dem 31. August 2026 ist sie nicht mehr verfügbar, die Schnittstellen sind seitdem auch abgeschaltet. Laut Shopify-Hilfe hast Du danach mindestens 90 Tage lang Lesezugriff, um Deine Daten zu exportieren. Rechnerisch reicht das bis zum 29. November 2026, ein festes Enddatum nennt die Hilfe aber nicht.

Alte Zählungen und Bestellungen aus Stocky wandern nicht automatisch nach Shopify, und Lieferanten lassen sich nicht mal exportieren. Wenn Du die alten Zähllisten für das Steuerbüro brauchst, exportierst Du sie also besser jetzt als im Dezember. Als Ersatz nennt Shopify die eigene Bestandsverwaltung mit Umlagerungen, Bestellungen bei Lieferanten, Anpassungen, Zählungen und dem Bericht zu allen Bestandsänderungen.

Die neue Zählung ist auf zwei Orte verteilt. Im Admin legst Du sie an, prüfst die Abweichungen und gibst sie frei. Gezählt wird entweder dort am Rechner oder in der Kassen-App an einem Standort mit POS Pro. Was POS Pro kostet und wann sich die Stufe lohnt, steht im Beitrag zu Shopify POS in Deutschland.

2Vor der Technik: Welches System führt Deinen Bestand?

Bevor Du die erste Zählung anlegst, lohnt erstmal eine Frage, die mit Shopify selbst nichts zu tun hat: Wo wird Dein Bestand geführt? Gezählt wird sinnvollerweise in dem System, das die Mengen führt und korrigiert, sonst buchst Du jede Abweichung ja zweimal.

Beim Feinkosthändler führt die Warenwirtschaft den Bestand, mit Charge und Mindesthaltbarkeit, und Shopify bekommt nur den Verkauf. Eine Zählung in Shopify hätte dort einen Rundlauf erzeugt, weil die Korrektur erst nach Shopify und von dort zurück in die Warenwirtschaft gelaufen wäre. Deshalb bleibt die Inventur dort einfach bei der Warenwirtschaft. Geplant ist ein eigenes Zählwerkzeug im Browser mit Scanfunktion, das am Ende eine Meldung an die Warenwirtschaft schickt und eine Datei für das Steuerbüro erzeugt, denn bei der Jahresinventur zählen mehrere Leute gleichzeitig. Das ist beschlossen, gebaut ist es noch nicht, der Go-live ist für Januar 2027 geplant. Offen ist noch, ob die Schnittstelle der Warenwirtschaft eine Zählmenge oder nur eine Bewegung annimmt.

Das ist eine Entscheidung für dieses Projekt. Ein Laden, der seinen Bestand komplett in Shopify führt, kommt eben zu einem anderen Ergebnis. Der dritte Fall ist Ware ohne Stückzahl. Gewogene Ware an der Theke hat in Shopify beim Feinkosthändler gar keinen Bestand, und der Waagenbon liefert für eine Inventur kein Gewicht, dafür gibt es den Inventurmodus der Waage. Wie Waage, Kasse und Warenwirtschaft dort zusammenspielen, steht im Beitrag zum Kassensystem mit Waage.

3Die Zählung im Admin anlegen: Standort, Liste, Grenzen

Zählungen findest Du im Admin unter Produkte, Inventar, Lagerbestandszählungen. Die deutsche Hilfe sagt an anderer Stelle auch Inventarzählungen oder Bestandszählungen, gemeint ist aber derselbe Ort. Anlegen geht nur im Desktop-Browser, in der Shopify-App am Handy und in der Kasse kannst Du keine Zählung erstellen.

Eine Zählung deckt einen einzigen Standort ab, vier Läden heißen also vier Zählungen. Produkte kommen per Suche nach Name oder per Barcode-Scan auf die Liste, oder Du importierst eine CSV mit SKU oder Barcode, ohne Mengen. Eine Auswahl nach Kollektion, Anbieter oder Tag nennt die Hilfe nicht. Wer erstmal nur das Weinregal zählen will, baut die Liste eben über den CSV-Import oder scannt sich einmal am Regal entlang. Ein paar Grenzen stehen in der Hilfe:

• Bundles lassen sich nicht zählen. Wie Shopify Bundles an der Kasse mit dem Bestand umgehen, steht im Beitrag zu Präsentkorb, Käseplatte und Weinglas.
• Ein doppelter Barcode gibt beim Scannen einen Fehler zurück, spätestens hier fällt also auf, wenn zwei Varianten denselben Code tragen.
• Eine Zählung lässt sich weder duplizieren noch exportieren.
• Abbrechen geht über „Weitere Aktionen“. Der Bestand bleibt dann unverändert, die Zählung lässt sich aber nicht wieder öffnen.
• Welchen Shopify-Tarif die Zählungen im Admin voraussetzen, sagt die Hilfe nicht. Belegt ist nur POS Pro für das Zählen in der Kasse.

4Zählen in der Kassen-App mit POS Pro oder im Admin

Im Admin startest Du die Zählung aus dem Status Entwurf mit „Zählung starten“, danach steht sie auf In Bearbeitung. Jeder Scan erhöht die Menge um eins, und ein Produkt, das nicht auf der Liste steht, wird beim Scannen einfach hinzugefügt. Mehrere Mitarbeitende können gleichzeitig zählen, die Spalte „Gezählt von“ zeigt, wer welche Menge erfasst hat.

An einem Standort mit POS Pro erscheint dieselbe Zählung in der Kassen-App. Laut Changelog braucht es dafür die App ab Version 11.16 und beim Personal die Berechtigung „Inventarzählungen durchführen“. In der Kasse ist das etwas anders. Gezählt werden nur Artikel, die schon auf der Liste stehen, und Zählen wie Einreichen brauchen eine Netzverbindung.

Mehrere Leute können ja gleichzeitig zählen, jeder meldet sich mit seiner PIN an, und jede Position wird der Person zugeordnet, die sie erfasst hat. Die erwartete Menge wird dabei angezeigt, das Personal sieht die Sollmenge also neben seiner Zählung. Wer blind zählen lassen will, also ohne Sollmenge vor Augen, findet dafür in der Hilfe jedenfalls keinen Schalter. Ändert sich der Bestand eines Artikels während der Zählung, etwa durch einen Verkauf an der anderen Kasse, markiert Shopify ihn als veraltet, und er lässt sich nicht mehr zählen. Die übrigen Artikel zählt das Team weiter und fordert danach die Überprüfung an. Das ist wohl auch der Grund, warum Shopify empfiehlt, außerhalb der Öffnungszeiten zu zählen.

Die Schnellzählung für Stichproben

Daneben gibt es in der Kasse weiter die Schnellzählung für Stichproben: Produkt öffnen, „Schnellzählung starten“, scannen oder tippen, senden. Beim Senden werden die Mengen sofort aktualisiert, eine Prüfstufe gibt es nicht, und eine Sitzung fasst bis zu 1.000 Varianten. Für die Jahresinventur würde ich sie nicht nehmen, weil vor der Buchung eben niemand mehr draufschaut.

5Prüfen, genehmigen, auswerten: Was die Freigabe tut

Nach „Überprüfung anfordern“ steht die Zählung auf Überprüfung, und im Admin siehst Du dann je Produkt die Spalten Erwartet und Gezählt nebeneinander. Einzelne Positionen kannst Du mit „Zählung ablehnen“ ausschließen und dann speichern. Abgelehnte Artikel werden nicht aktualisiert, und wer sie nachzählen will, legt dafür eben eine neue Zählung an.

„Genehmigen“ setzt den Bestand auf die gezählten Mengen, schreibt die Änderungen in den Anpassungsverlauf und stellt die Zählung auf Abgeschlossen. Zurück geht es danach nicht mehr. Daneben gibt es im Admin noch „Zählung abschließen“, das bucht laut Hilfe sofort und ohne Überprüfung. Das Changelog vom 20. Oktober nennt eigene Berechtigungen für das Zählen und für das Prüfen, die Namen stehen aber noch nicht in der Hilfe.

Ausgewertet wird erst nach der Freigabe. Der Anpassungsverlauf je Variante reicht 180 Tage zurück und zeigt immer nur eine Variante. Ältere Bewegungen und die Gesamtsicht stehen im Bericht zu Änderungen an Inventaranpassungen, den Du nach Datum der Zählung und Standort filtern kannst.

6Wenn Shopify nicht reicht: Zähl-Apps, CSV und Korrektur von Hand

Wenn die Zählung in Shopify für Dich an einer der Grenzen scheitert, bleiben ein paar Wege innerhalb von Shopify und eine Reihe von Apps. Der einfachste ist wohl die einzelne Bestandsanpassung am Rechner, je Variante mit neuer Menge und einem Grund wie „Zählung“, „Beschädigt“ oder „Diebstahl oder Verlust“. Das Feld für den Grund gibt es laut Hilfe allerdings nur am Desktop. Bei zwanzig Artikeln geht das noch, bei zweitausend eher nicht.

Der zweite Weg ist die CSV. Du exportierst das Inventar, zählst ganz klassisch mit der Liste in der Hand, trägst den neuen Bestand in die Spalte dafür ein und importierst die Datei wieder. Stehen in der Datei der Bestand zum Zeitpunkt des Exports und der neue Bestand, lehnt Shopify Zeilen ab, deren Bestand sich seit dem Export geändert hat, und schickt Dir eine E-Mail dazu. So überschreibt die Zählung von gestern nicht den Verkauf von heute. Das Format nur mit der verfügbaren Menge hat diesen Schutz nicht.

Der dritte Weg, die Massenbearbeitung im Admin, fällt für die Inventur aus meiner Sicht aus. Laut Hilfe setzt sie absolute Mengen ohne Herkunft und Ziel und erzeugt deshalb keinen Verlauf der Bestandsbewegungen. Ohne Verlauf fehlt der Nachweis, wann welche Menge woher kam.

Zähl-Apps aus dem App Store

Im App Store gibt es mehrere Apps für Zählungen, teils mit Export und mit Teilzählungen nach Tag oder Anbieter. Die Angaben stammen von den Store-Seiten vom 29. Oktober 2026, im Betrieb getestet habe ich bisher keine davon.

Ob eine App besser passt als die Zählung von Shopify, hängt an der Lücke, die Du schließen willst. Für den Export der Zählliste oder eine Teilzählung nach Anbieter ist eine App derzeit schon der kürzere Weg. Für eine Zählung, die am Ende an eine Warenwirtschaft gemeldet wird, ist beim Feinkosthändler ja das eigene Werkzeug geplant. Die Abwägung zwischen Shopify, App und Eigenbau ist ein Teil der POS-Beratung.

7Planung und Stichtag: Was Shopify empfiehlt und was im HGB steht

Shopify gibt in der Hilfe Richtwerte, wie lange eine Zählung dauert. Das sind Bereiche aus der Hilfe, keine Erfahrungswerte von mir.

Dazu kommen noch ein paar Hinweise, die zu den veralteten Artikeln aus Abschnitt 4 passen. Vor der Zählung schließt Du offene Bestellungen, Umlagerungen und Lieferungen ab. Gezählt wird am besten nach Ladenschluss oder vor der Öffnung, bei großen Sortimenten nach Zonen auf mehrere Tage verteilt. Mit mehreren Standorten zählst Du am selben Tag oder gestaffelt und hältst die Umlagerungen so lange an.

Dann bleibt noch der rechtliche Rahmen, als Einordnung und ohne Steuerberatung. Nach § 240 HGB stellt jeder Kaufmann zum Schluss jedes Geschäftsjahres ein Inventar auf. Einzelkaufleute sind nach § 241a HGB davon befreit, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen jeweils nicht mehr als 800.000 Euro Umsatz und 80.000 Euro Jahresüberschuss haben. § 241 HGB erlaubt Vereinfachungen. Die Aufnahme darf an einem Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Stichtag erfolgen, wenn der Bestand fortgeschrieben oder zurückgerechnet wird. Auf die körperliche Aufnahme darf verzichtet werden, wenn ein anderes ordnungsgemäßes Verfahren den Bestand sichert.

Ob Deine Bestandsführung in Shopify ein solches Verfahren ist, entscheidet weder Shopify noch ich, das klärt Dein Steuerbüro. Dabei spielt der Verlauf eine Rolle, also die 180 Tage je Variante, der Bericht für alles davor und die Massenbearbeitung ohne Spur. Stichtag und Verfahren klärst Du dort am besten jetzt schon und nicht erst am 30. Dezember.