Shopify DATEV Schnittstelle: Lexware Office, sevDesk oder direkt, und was Dein Steuerberater wirklich braucht

Shopify DATEV Schnittstelle ist eine Suche, die meist erst nach dem Go-live auftaucht, nämlich dann, wenn die erste Monatsbuchhaltung ansteht und das Steuerbüro fragt, wie es an die Daten kommt. Der Beitrag zur Rechnung aus Shopify endet genau an der Stelle, an der diese Frage anfängt. Die Rechnung ist beim Kunden, aber was kommt beim Steuerbüro an, und in welcher Form?

In einer laufenden Migration eines Fachhändlers kamen beim Durchspielen des Rechnungswegs die Fragen aus der Buchhaltung, und die hatten mit dem Layout der Rechnung nichts zu tun. Woran sehe ich bei einer Bestellung schnell, welcher Steuersatz darin steckt? Wie komme ich von der Rechnung zur Bestellung? Was passiert bei einer Stornierung? Das sind eigentlich die Fragen, um die es hier geht. Ich stelle die drei üblichen Wege von Shopify in die Buchhaltung nebeneinander, mit Preisen und Grenzen nach den Angaben der Anbieter, und nenne die Stellen, an denen es in der Praxis hakt. Ich bin kein Steuerberater, deshalb steht hier die technische Seite. Was wie zu buchen ist, klärst Du mit Deinem Steuerbüro.

1Shopify DATEV Schnittstelle: Was Shopify selbst liefert und was nicht

Ein Export für DATEV kommt in der Shopify-Hilfe nicht vor, und das ist eigentlich der erste Punkt, den man wissen muss. Was Shopify liefert, sind Tabellen und Berichte, und die lohnt es sich einmal durchzugehen, weil jede Anbindung ja aus genau diesen Daten baut.

• Der Bestellexport als CSV enthält je Bestellung unter anderem Bestellnummer, Zahlungsstatus, Zahlungsdatum, Zwischensumme, Versand, Steuern, Gesamtbetrag, Rabattcode, Zahlungsmethode und erstatteten Betrag. Wahlweise exportierst Du nur den Transaktionsverlauf mit Zahlungsart, Gateway, Betrag und Status. Autorisierte, aber noch nicht erfasste Zahlungen stehen dort nicht drin.
• Die Finanzberichte unter Analytics zeigen Gesamtumsatz, Bruttoumsatz, Rabatte, Stornierungen, Nettoumsatz, Versand und Steuern, dazu Zahlungen nach Methode und Gateway sowie Verkauf und ausstehendes Guthaben von Geschenkgutscheinen. Der Steuerbericht listet je Zeile Steuerart, Satz und eingenommenen Betrag.
• Die Auszahlungen von Shopify Payments lassen sich je Auszahlung als CSV exportieren, mit Datum, Typ, Bestellung, Betrag, Gebühr und Nettobetrag je Transaktion. Dazu stellt Shopify am 5. des Folgemonats eine Monatsrechnung über die Gebühren bereit.

Mehr hat Shopify von sich aus nicht. Für eine kleine Buchhaltung kann das schon mal reichen: Bestellexport und Auszahlungsbericht gehen als Tabellen ans Steuerbüro, das bucht von Hand. Ab welcher Zahl von Bestellungen sich eine Anbindung rechnet, nennt keine Quelle, das ist eine Frage an Dein Steuerbüro und an dessen Stundensatz. Was Shopify selbst nicht tut, ist die Zuordnung: Welche Zahlung gehört zu welcher Rechnung, welche Gebühr zu welcher Bestellung, und in welchem Monat gehört eine Erstattung gebucht. Das übernehmen die drei Wege im nächsten Abschnitt. Verkaufst Du auch im Laden, kommen die Kassenumsätze aus Shopify POS noch dazu, mit TSE und Kassenbuch, dazu gibt es den Beitrag zu Shopify POS in Deutschland.

2Drei Wege von Shopify zu DATEV: Software, Export oder Datenservice

Die Anbieter erklären auf ihren Seiten meist nur ihr eigenes Werkzeug. Aus Sicht des Händlers gibt es drei Wege, und sie unterscheiden sich darin, wer am Ende bucht.

Beim ersten Weg läuft Deine Buchhaltung in einer Software wie Lexware Office oder sevDesk. Eine App aus dem Shopify App Store überträgt Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen dorthin, Du bereitest vor, und das Steuerbüro holt sich den DATEV-Export aus der Software. Beim zweiten Weg bucht das Steuerbüro alles selbst und bekommt von einer App fertige Buchungssätze im DATEV-Format, mit Umsätzen, Erstattungen und abgeglichenen Auszahlungen. Beim dritten Weg richtet die Kanzlei den Datenservice von DATEV für Zahlungsdienstleister ein. Der liefert die Zahlungsdaten aus Shopify als Buchungsvorschläge direkt ins DATEV-Rechnungswesen, von Rechnungen oder Erlösen ist auf der Seite von DATEV keine Rede.

Welcher Weg passt zu Deinem Steuerbüro?

Wer bucht bei Dir, und was will das Steuerbüro geliefert haben?

1. Passt, wenn Du selbst vorbereitend buchst oder Rechnungen ohnehin in Lexware Office oder sevDesk schreibst

   Buchhaltungssoftware mit Shopify-App

   Grenze: zwei Systeme, deren Einstellungen zusammenpassen müssen, und ein Abo für App und Software

2. Passt, wenn das Steuerbüro alles bucht und fertige Buchungssätze im DATEV-Format haben will

   Direkter DATEV-Export per App

   Grenze: Preis nach Bestellzahl, Onboarding mit der Kanzlei, die Rechnung an den Kunden kommt trotzdem aus einer anderen App

3. Passt, wenn die Kanzlei mit DATEV arbeitet und nur den Zahlungsabgleich automatisieren will

   DATEV-Datenservice Zahlungsdienstleister

   Grenze: DATEV nennt nur Zahlungsdaten, die Rechnungen kommen auf einem anderen Weg

3Weg 1: Shopify mit Lexware Office oder sevDesk verbinden

Für Lexware Office und für sevDesk gibt es im App Store je zwei Apps, jeweils eine von Eshop Guide und eine von Appify. Lexware nennt auf seiner Partnerseite Eshop Guide als Hersteller der Anbindung, sevDesk nennt beide Partner. Die Preise im App Store stehen in Euro mit einem US-Dollar-Gegenwert daneben, abgerechnet wird laut Fußzeile in US-Dollar. Stand 1. November 2026 sieht das dann so aus.

„Lexware Office“ von Eshop Guide kostet im Standard-Tarif 11,49 € im Monat, im App Store als 13 US-Dollar angezeigt, Premium 22,99 €. Der Import alter Bestellungen kostet einmalig 99 €. Die App legt Rechnungen und Gutschriften an, verschickt sie an den Kunden, überträgt Zahlungen von Shopify Payments, PayPal, Klarna, Amazon Pay und Apple Pay und ab Standard auch die Gebühren von Shopify Payments. Die Partnerseite von Lexware nennt noch 10 US-Dollar im Monat, der App Store ist hier aktueller. „Lexware Office+“ von Appify kostet 8,99 € oder 18,99 € im Monat, die Gebühren überträgt dort erst der höhere Tarif. Dazu kommt bei beiden das Abo von Lexware Office selbst, und der DATEV-Export für das Steuerbüro ist Teil von Lexware Office, nicht der App.

Für sevDesk gilt das Gleiche mit denselben Preisen: „sevdesk Buchhaltung“ von Eshop Guide ab 11,49 € im Monat, „sevdesk Buchhaltung+“ von Appify ab 8,99 €. Beide erzeugen Rechnungen und Gutschriften in sevDesk und ordnen Zahlungen zu, die Appify-App wirbt mit automatischen E-Rechnungen. Den DATEV-Export macht dann wieder sevDesk. Ob eine App aus einer Bestellung von selbst eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes macht, sagt bei Lexware Office keiner der beiden Einträge, bei sevDesk nur der von Appify. Wer das braucht, fragt vor der Wahl beim Anbieter nach.

Dieser Weg passt, wenn Du Rechnungen ohnehin in der Buchhaltungssoftware schreibst oder dort vorbereitend buchst. Die Kehrseite sind zwei Systeme, deren Einstellungen zusammenpassen müssen, von Steuersätzen über OSS bis zu Reverse Charge. Beim Fachhändler aus der Einleitung läuft die Buchhaltung in Lexware Office, die Rechnung an den Kunden kommt trotzdem aus einer Rechnungs-App im Shop. Der Händler bietet Kauf auf Rechnung mit eigenem Mahnwesen an und will die Erinnerungen aus dem Shop heraus steuern. Die Gründe stehen im Beitrag zur Rechnung aus Shopify. Wie die Rechnungen dann in Lexware Office und von dort zum Steuerbüro kommen, ist in dem Projekt eigentlich noch offen, der Abgleich offener Posten und das Mahnwesen sind noch nicht besprochen.

4Weg 2: Shopify DATEV Export direkt für die Kanzlei

Wenn Dein Steuerbüro alles bucht, braucht es keine Buchhaltungssoftware bei Dir, sondern fertige Buchungssätze. Dafür gibt es Apps, die aus Shopify eine Datei im DATEV-Format erzeugen und dabei die Zahlungen schon abgleichen.

Die App „DATEV Buchhaltungsexport Pro“ von pathway solutions steht im App Store bei 4,7 Sternen mit 112 Bewertungen. Der Export enthält laut Beschreibung Umsätze mit Erstattungen, Rabatten und Versandkosten, getrennt nach Lieferland, und gleicht die Zahlungsdaten aller Anbieter ab, genannt werden PayPal, Stripe und Mollie. Die Preise stehen im App Store in US-Dollar, Stand 1. November 2026. Startup kostet 33,99 im Monat bis 99 Bestellungen, Professional M 45,99 bis 250 Bestellungen mit 49 € Onboarding. Professional L kostet 67,99 bis 500 Bestellungen mit 99 € Onboarding, Growth 135,99 für mehr als 1.000 Bestellungen und bis zu drei Shops. Das Onboarding läuft mit dem Steuerbüro, und die Gebühr dafür wird nur fällig, wenn es klappt. Auf der eigenen Website nennt pathway zusätzlich Bausteine wie den DATEV-Buchungsdatenservice für 25 € im Monat.

AccountOne führt Bestellungen und Zahlungen zusammen und gibt dem Steuerbüro einen DATEV-Export mit Kontierungen. Der Preis beginnt bei 24 € netto im Monat bis 200 Transaktionen, wobei Verkauf, Erstattung, Zahlung und Rückzahlung je einzeln zählen, im Rechner des Anbieters mit im Schnitt 2,2 Transaktionen je Bestellung. Der Zugang für das Steuerbüro kostet nichts, der Vertrag ist monatlich kündbar. Die App im Shopify App Store hat allerdings nur zwei Bewertungen. Taxdoo wirbt ebenfalls mit einem Import aller Shopify-Transaktionen und einem DATEV-kompatiblen Export, nennt aber keinen Preis und richtet sich nach eigener Angabe nur an Unternehmen mit Sitz in Deutschland.

Die Datei aus diesem Weg ist für das Steuerbüro gedacht und nicht für den Kunden, das geht beim Vergleich leicht unter. Die Rechnung an den Kunden kommt weiterhin aus Shopify oder einer Rechnungs-App, und wer die Pflichtangaben und die fortlaufende Rechnungsnummer liefert, bleibt Deine Entscheidung. Welche Apps das können und was sie kosten, steht im Beitrag zur Rechnung aus Shopify.

5Weg 3: Der Datenservice von DATEV für Shopify-Zahlungen

Seit April 2026 ist Shopify laut Pressemeldung von DATEV beim Datenservice Zahlungsdienstleister dabei. Der Dienst übernimmt Zahlungsdaten aus Shopify in das DATEV-Rechnungswesen, stellt daraus Buchungssätze bereit und ordnet die Zahlungen automatisch den Rechnungsbuchungen zu. In einer Online-Anwendung lassen sich die Buchungsvorschläge vorher sichten. Der Preis beginnt bei 10 € im Monat, genannt werden die Programme Kanzlei-Rechnungswesen und Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen, also die Seite der Kanzlei.

Der Haken steht ja schon im Namen. DATEV beschreibt den Dienst mit Zahlungsdaten und ihrer Zuordnung zu Rechnungsbuchungen, von Rechnungen oder Erlösen ist auf der Seite keine Rede. Der Dienst setzt also voraus, dass die Rechnungsbuchungen schon im Rechnungswesen stehen, und die Frage, wie die Ausgangsrechnungen dorthin kommen, bleibt offen. Für eine Kanzlei, die mit DATEV arbeitet und die Rechnungen ohnehin über einen anderen Weg bekommt, kann das ein günstiger Baustein sein. Allein reicht er also nicht. Ob Deine Kanzlei ihn einsetzen will, fragst Du dort, denn eingerichtet wird er im Rechnungswesen-Programm.

6Wo es in der Praxis hakt: Auszahlungen, PayPal, Erstattungen, Gutscheine

Die Schnittstelle ist in den meisten Fällen eigentlich nicht das Problem. Die Fehler entstehen bei den Zahlungen, und zwar bei allen drei Wegen gleich. Eine Steuerkanzlei nennt in einem Beitrag zur Shopify-Buchhaltung als häufigsten Fehler, die Gutschrift auf dem Bankkonto direkt als Umsatz zu buchen. Deshalb hier mal die Stellen, die Du vor der Einrichtung mit dem Steuerbüro durchgehen solltest.

Die Auszahlung ist kein Umsatz

Shopify Payments überweist Dir Sammelbeträge und keine einzelnen Bestellungen. In Deutschland werden Zahlungen von Freitag, Samstag und Sonntag zu einer Auszahlung zusammengefasst, an Wochenenden und Feiertagen gibt es keine Auszahlung, und die Mindestlaufzeit liegt bei drei Werktagen. In jeder Auszahlung sind mehrere Bestellungen, abgezogene Gebühren und oft eine Erstattung enthalten. Der Betrag auf dem Konto ist also weder der Umsatz noch die Summe der Rechnungen. Für die Buchhaltung braucht es den Auszahlungsbericht mit Betrag, Gebühr und Netto je Transaktion, und ein Verrechnungskonto, über das die Beträge laufen. Welche Gebühren Shopify Payments je Tarif nimmt, steht im Beitrag zu den Shopify Kosten 2026.

PayPal zahlt getrennt aus

Zahlt der Kunde mit PayPal Express, zieht PayPal das Geld ein und zahlt es Dir nach eigenen Regeln aus. Shopify schreibt in der Hilfe, dass Du bei Zahlungen über fremde Zahlungsanbieter keine Auszahlungsinformationen im Admin siehst. Die Buchhaltung braucht für PayPal deshalb den Bericht von PayPal und ein eigenes Verrechnungskonto. Klarna über Shopify Payments steckt dagegen in der normalen Auszahlung von Shopify Payments, eine getrennte Klarna-Anbindung wäre ein eigener Fall. Welche Zahlungsarten Du anbietest, entscheidet damit auch, wie viele Verrechnungskonten das Steuerbüro führt. Beim Kauf auf Rechnung ohne Dienstleister kommt noch das Bankkonto als Zahlungsweg dazu, mit offenen Posten und Mahnwesen.

Erstattungen in einem anderen Zeitraum

Der Verkaufsbericht von Shopify zeigt eine Erstattung zu dem Zeitpunkt, an dem sie verarbeitet wird. In der Auszahlung taucht sie oft erst später auf. Dieselbe Erstattung steht damit in zwei Berichten mit zwei Daten, und sie darf nicht zweimal gebucht werden. Die Apps aus Abschnitt 3 und 4 ordnen das zu, wenn sie richtig eingerichtet sind. Bei Tabellen von Hand ist das erfahrungsgemäß die Stelle, an der am Monatsende Differenzen entstehen.

Geschenkgutscheine und OSS

Ein verkaufter Geschenkgutschein taucht in den Finanzberichten von Shopify als eigene Position auf, mit Verkauf und ausstehendem Guthaben. Steuerlich hängt die Behandlung davon ab, ob es ein Einzweck- oder ein Mehrzweckgutschein ist: Beim Einzweckgutschein entsteht die Umsatzsteuer schon bei der Ausgabe, beim Mehrzweckgutschein erst bei der Einlösung. Was für Dein Sortiment gilt, ist eine Frage für das Steuerbüro und keine für die App. Und wer für mehr als 10.000 Euro im Jahr an Verbraucher in anderen EU-Ländern liefert, versteuert im Bestimmungsland. Shopify berechnet die Steuer nach den hinterlegten Registrierungen, die Meldung über den One-Stop-Shop bleibt bei Dir, und die Anbindung muss die Umsätze nach Land trennen. pathway und die Apps für Lexware Office und sevDesk nennen OSS ausdrücklich.

7Was Dein Steuerberater wirklich braucht, und was ab 2027 dazukommt

Zurück zu den Fragen der Buchhaltung aus der Einleitung, denn sie zeigen ja, was eine Anbindung liefern muss, unabhängig vom Werkzeug. Die erste Frage war, woran man bei einer Bestellung schnell den Steuersatz erkennt. Die erste Lösung in dem Projekt ist, die Artikel in der Bestellliste im Admin einzublenden, als Alternative ein eigener Bericht mit Aufschlüsselung der Umsatzsteuer. Die zweite Frage war die Zuordnung von Rechnung zu Bestellung, und die läuft über die Bestellnummer, weil die Rechnungsnummer im Admin nicht direkt sichtbar ist. Die dritte Frage, was bei einer Stornierung passiert, war beim Durchspielen noch offen, die Gutschrift beim Storno lief in der Rechnungs-App noch nicht sauber. Das Projekt ist nicht live, es belegt die Fragen, aber noch keinen fertigen Ablauf.

Das andere Ende zeigt ein Gründer, mit dem ich über sein Shopify-Setup gesprochen habe, der Shop geht gerade erst online. Seine bisherige Rechnungssoftware kostet 360 Euro netto im Jahr, der Vertrag läuft bis April. Für seinen kleinen Shop reicht danach erstmal eine Rechnungs-App in Shopify, zum Beispiel Order Printer Pro, das bis 50 Bestellungen im Monat kostenlos ist und bis 500 Bestellungen 10 US-Dollar im Monat kostet, Stand 1. November 2026 im App Store. Die Frage nach DATEV stellt sich dort erst, wenn Steuerberater und Bestellzahl dazukommen. Für einen Shop mit wenigen Bestellungen ist die Rechnungs-App die Buchhaltung.

Dazu kommt dann noch ein Stichtag, der die Entscheidung in vielen Shops auf den Jahreswechsel legt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz Rechnungen an inländische Geschäftskunden als E-Rechnung ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle. Ausgenommen sind Rechnungen an Verbraucher und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Zulässig sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ein reines PDF ist keine E-Rechnung. So steht es bei der IHK Stuttgart und bei DATEV, eine Verschiebung nennt keine der beiden Quellen.

Die E-Rechnung im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen

1. 1. Januar 2025

   Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege sinkt auf acht Jahre.

2. 1. Januar 2027

   Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen Rechnungen an inländische Geschäftskunden als E-Rechnung ausstellen.

3. 1. Januar 2028

   Die Pflicht zum Ausstellen gilt für alle Unternehmen. Rechnungen an Verbraucher und Kleinbeträge bis 250 Euro bleiben ausgenommen.

Für einen Shop, der nur an Verbraucher verkauft, ändert sich beim Ausstellen also erstmal nichts. Wer Geschäftskunden im Inland beliefert und über der Grenze liegt, braucht ab 2027 eine Rechnungslösung, die das strukturierte Format erzeugt. Sufio hängt für Konten mit Sitz in Deutschland an jede Rechnung und Gutschrift die ZUGFeRD-Daten im Profil EN 16931 an, kennzeichnet das aber noch als öffentliche Beta. Lexware Office kann laut eigener Hilfe XRechnung und ZUGFeRD erstellen. Die E-Rechnung ist dabei in dem Format aufzubewahren, in dem sie entstanden ist, also mit dem strukturierten Datenteil, und das acht Jahre lang. Wer die Buchhaltung ohnehin zum Jahreswechsel umstellt, nimmt diese Frage am besten gleich mal mit in das Gespräch mit dem Steuerbüro. Nach dem Go-live gehört die Pflege der Anbindung zum On-Demand-Support, den ich für laufende Shops anbiete.